Datenschutzhinweise zur Terminanfrage

Diese Hinweise informieren Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer Daten in der digitalen Terminanfrage.

1. Verantwortliche Stelle

Physiotherapie Praxis Bank, Partnerschaft
Inhaber: Joachim Bank, Christina Bank und Alexander Bank
Luisenstraße 8
78073 Bad Dürrheim
Telefon: 07726 336360
E-Mail: info@praxis-bank.de

Datenschutzanfragen können Sie unter den genannten Kontaktdaten an die Praxis richten.

2. Verarbeitete Daten und Zwecke

Wir verarbeiten die Angaben, die Sie in der Terminanfrage eingeben:

• Name, Mobilnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse und gewünschter Kontaktweg; bei Minderjährigen Name des Kindes und Kontaktdaten eines Elternteils,
• Versicherungsart sowie Angaben zur Verordnung, insbesondere Verordnungsart, Ausstellungsdatum, gegebenenfalls Entlassungsdatum, verordnete Leistungen, Behandlungsmenge und eine gegebenenfalls vorhandene Dringlichkeitskennzeichnung,
• verfügbare Zeitfenster, Planbarkeit, Therapiewünsche und freiwillige Hinweise,
• unverbindliches Interesse an Selbstzahlerleistungen sowie die freiwillige Bitte um Aufnahme auf die Warteliste.

Liegt Ihr Rezept der Rezeption bereits vor, kann sie am Praxistablet eine verkürzte Anfrage vorbereiten. Versicherungsart und Verordnungsangaben werden dabei nicht erneut im Formular abgefragt. Die Rezeption gleicht Ihre Zeitfenster, Therapiewünsche und Zusatzinteressen mit dem vorliegenden Rezept ab.

Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zuzuordnen, die mögliche Behandlung und Terminserie zu planen, Rückfragen zu klären, Sie zu kontaktieren und gegebenenfalls die Warteliste zu bearbeiten. Kommt keine Terminvereinbarung zustande und wird die Anfrage ohne Einigung abgeschlossen, wird sie nicht für andere Zwecke weiterbearbeitet. Das Formular vergibt keinen Termin automatisch.

Die Anwendung verwendet keine Werbe- oder Analyse-Cookies, kein externes Tracking und keine KI zur Verarbeitung Ihrer Patientendaten.

3. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung der Terminanfrage erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beziehungsweise eines Behandlungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Gesundheitsdaten verarbeiten wir für Zwecke der Gesundheitsversorgung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG.

Technische Maßnahmen zur Abwehr von Missbrauch, Sicherung des Dienstes und datensparsame Auswertungen zur Verbesserung des Formulars beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Anfrageweg nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Dabei werden keine Formularinhalte für Werbeprofile ausgewertet.

4. Technische Daten und Missbrauchsschutz

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Zusätzlich verarbeitet das System eine zufällige Übermittlungs-ID zur Vermeidung doppelter Anfragen sowie Zeitpunkte und die Ausfülldauer. Die IP-Adresse muss beim Verbindungsaufbau technisch verarbeitet werden und wird für das kurzfristige Rate-Limit vorübergehend im Arbeitsspeicher verwendet. Der reguläre Webserver-Zugriffslog ist deaktiviert. Sicherheits- und Fehlerprotokolle erfassen bei Störungen, auffälligen Zugriffen und fehlgeschlagenen Team-Anmeldungen die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die angeforderte Adresse, die Fehlerart und gegebenenfalls die Benutzerkennung. Sie dienen der Fehlerbehebung und der Erkennung und Sperrung wiederholter Angriffe. Formularinhalte werden nicht in Sicherheitslogs geschrieben.

Bei Zugriffen des Praxisteams speichert die Anwendung außerdem Benutzerkennung, Zeitpunkt, technische Aktion, gegebenenfalls die interne Datensatznummer und das Ergebnis. Namen, Behandlungsangaben und Notizen werden nicht in dieses Audit-Protokoll übernommen.

Wenn Sie das Löschen eines begonnenen Formulars ausdrücklich bestätigen, können der erreichte Schritt, die Dauer und der ausgewählte Löschgrund zur Verbesserung des Formulars gespeichert werden. Ein dafür gebildeter pseudonymer IP-Hash wird nach einem Tag entfernt; die IP-Adresse selbst wird nicht in der Anwendungsdatenbank gespeichert.

5. Empfänger, Hosting und Drittlandübermittlung

Inhaltlichen Zugriff auf Terminanfragen erhalten ausschließlich die Rezeption und die Geschäftsleitung der Praxis und nur zur Terminvergabe. Technische Administrierende dürfen Inhalte nicht regulär einsehen; ein Zugriff kommt nur in Betracht, wenn er zur Behebung einer Störung oder eines Sicherheitsvorfalls unvermeidbar ist. Eine Weitergabe an Krankenkassen, Arztpraxen oder sonstige Dritte findet nicht statt.

Die Anwendung wird auf einem Cloud-Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, am Serverstandort Nürnberg in Deutschland betrieben. Hetzner stellt ausschließlich die technische Infrastruktur als Auftragsverarbeiter bereit; dies ist keine fachliche Weitergabe der Terminanfragen.

Die Anwendung bindet keine externen Analyse-, Werbe- oder KI-Dienste ein. Eine Übermittlung der Formulardaten in Staaten außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen.

6. Speicherdauer

Erfolgreich oder ohne Einigung abgeschlossene Anfragen werden nach Abschluss höchstens 30 Tage gespeichert und anschließend vollständig anonymisiert. Auch eine nicht abgeschlossene Anfrage wird spätestens 30 Tage nach ihrem Eingang geschlossen und anonymisiert. Dabei entfernt das System Namen, Kontaktdaten, Zeitfenster, Behandlungsangaben und Freitexte; für eine nicht personenbezogene Statistik bleiben nur Merkmale wie Versicherungsart, Ergebnis und Bearbeitungsdauer erhalten.

Daten zu bestätigten Formularabbrüchen werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht, ein zugehöriger IP-Hash bereits nach einem Tag. Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden höchstens 30 Tage aufbewahrt; technische Audit-Ereignisse höchstens 180 Tage. Lokale Datenbank- und Rollout-Sicherungen werden regelmäßig nach 14 Tagen gelöscht. Schlägt die Prüfung einer aktuellen Sicherung fehl, wird die Bereinigung ausgesetzt, bis die Wiederherstellbarkeit gesichert ist. Bei einer Wiederherstellung werden fällige Löschungen und Anonymisierungen vor erneuter Nutzung nachgeholt. Werden Angaben nach erfolgreicher Terminvereinbarung in ein anderes Praxis- oder Behandlungssystem übernommen, gelten dort die gesonderten gesetzlichen und praxisinternen Aufbewahrungsfristen.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Praxis.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz der Praxis ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, Telefon 0711 615541-0, E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de. Informationen zur Beschwerde finden Sie unter baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

8. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen

Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben kann die Praxis Ihre Terminanfrage nicht bearbeiten. Freiwillige Angaben können Sie weglassen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die endgültige Terminentscheidung trifft das Praxisteam.